NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP CHO LÃNH ĐẠO: CHÌA KHÓA TẠO ẢNH HƯỞNG VÀ TRUYỀN CẢM HỨNG

Trong thế giới lãnh đạo, giao tiếp không chỉ là kỹ năng mềm mà còn là nghệ thuật để tạo ảnh hưởng và dẫn dắt đội ngũ.

• Khám phá sự khác biệt của nghệ thuật giao tiếp lãnh đạo so với giao tiếp thông thường.
• Tìm hiểu 5 yếu tố cốt lõi giúp lãnh đạo giao tiếp hiệu quả và truyền cảm hứng.
• Nhận diện những sai lầm thường gặp trong giao tiếp của lãnh đạo khiến đội ngũ mất niềm tin.
• Học cách rèn luyện và ứng dụng nghệ thuật giao tiếp trong quản trị để nâng cao uy tín và tầm ảnh hưởng.

1. Nghệ thuật giao tiếp cho lãnh đạo là gì?

Nghệ thuật giao tiếp cho lãnh đạo không chỉ đơn thuần là việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Đây là một tập hợp các kỹ năng phức tạp, kết hợp giữa việc lắng nghe, thấu hiểu, truyền cảm hứng và xây dựng mối quan hệ để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Một người lãnh đạo giỏi về chuyên môn có thể quản lý công việc, nhưng một người lãnh đạo có nghệ thuật giao tiếp lại có thể kết nối con người, tạo ra sự gắn kết và thúc đẩy cả một tập thể cùng tiến lên.

Theo Johansson (2018) trong “Leadership Communication” – giao tiếp lãnh đạo được xem như một quá trình tương tác xã hội (socially constructed interactive process) trong đó lãnh đạo không chỉ truyền đạt thông điệp mà qua giao tiếp, vai trò lãnh đạo được hình thành. 

Giao tiếp của lãnh đạo bao gồm cả lời nói (verbal), phi lời nói (nonverbal), văn bản, truyền đạt thông điệp có mục đích (intentionally) và cả những tín hiệu không chủ ý (unintentionally) — những tín hiệu này có thể tiết lộ nhiều điều về lãnh đạo, ảnh hưởng đến kết quả của nhóm/đội/tổ chức.

Giao tiếp lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến lòng tin (trust), sự gắn kết (engagement), năng lực của đội ngũ, hiệu quả thay đổi – đặc biệt trong thời kỳ thay đổi hoặc khủng hoảng.  

2. Vì sao nghệ thuật giao tiếp quan trọng với lãnh đạo?

Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong vai trò lãnh đạo. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông tin, lãnh đạo bỏ lỡ những lợi ích to lớn mà nghệ thuật giao tiếp mang lại. Dưới đây là những lý do cốt lõi giải thích vì sao kỹ năng này lại quan trọng đến vậy:

• Xây dựng lòng tin và sự tôn trọng: Khi một người lãnh đạo giao tiếp cởi mở, minh bạch và chân thành, họ không chỉ cung cấp thông tin mà còn xây dựng lòng tin với đội ngũ. Giao tiếp hiệu quả cho thấy bạn coi trọng ý kiến của nhân viên, lắng nghe họ một cách nghiêm túc, và luôn giữ lời hứa. Lòng tin này là nền tảng vững chắc để nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung, thay vì chỉ làm việc theo mệnh lệnh.
• Tăng cường sự gắn kết và tinh thần làm việc: Nghệ thuật giao tiếp cho phép lãnh đạo kết nối cảm xúc với nhân viên. Khi bạn biết cách truyền cảm hứng, chia sẻ tầm nhìn một cách thuyết phục và ghi nhận đóng góp của từng cá nhân, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy được trân trọng và thuộc về. Điều này trực tiếp làm tăng sự gắn kết nội bộ và động lực làm việc của cả đội ngũ.
• Giải quyết xung đột và quản lý khủng hoảng hiệu quả: Trong mọi tổ chức đều có lúc xảy ra bất đồng hoặc khủng hoảng. Một người lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách lắng nghe đa chiều, giữ bình tĩnh, và điều phối cuộc đối thoại để tìm ra giải pháp chung. Thay vì để xung đột leo thang, họ biến nó thành cơ hội để mọi người hiểu nhau hơn và cùng nhau khắc phục khó khăn.
• Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo: Khi nhân viên cảm thấy an toàn khi chia sẻ ý tưởng, ngay cả những ý tưởng có vẻ "điên rồ", đó là lúc sự sáng tạo bùng nổ. Giao tiếp cởi mở của lãnh đạo khuyến khích mọi người đưa ra những suy nghĩ đột phá, thách thức những điều cũ và không ngại mắc sai lầm. Điều này tạo ra một nền văn hóa đổi mới, giúp tổ chức luôn dẫn đầu và thích nghi với sự thay đổi của thị trường.

Tóm lại, nghệ thuật giao tiếp không phải là một kỹ năng mềm bổ sung, mà là năng lực cốt lõi quyết định sự thành công lâu dài của một người lãnh đạo. Đó là công cụ mạnh mẽ nhất để xây dựng một đội ngũ vững mạnh, đoàn kết và đạt được những mục tiêu lớn hơn.

3. 5 yếu tố cốt lõi trong nghệ thuật giao tiếp cho lãnh đạo

Theo các nghiên cứu và lý thuyết hàng đầu về quản trị, nghệ thuật giao tiếp của người lãnh đạo được xây dựng dựa trên 5 yếu tố cốt lõi sau. Khi làm chủ được những kỹ năng này, bạn không chỉ truyền đạt thông điệp mà còn kết nối và truyền cảm hứng cho đội ngũ.

3.1. Sự rõ ràng và súc tích

Nghệ thuật giao tiếp bắt đầu bằng việc truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, không mơ hồ và đi thẳng vào trọng tâm. Các nhà lãnh đạo giỏi hiểu rằng thời gian của đội ngũ rất quý giá. Họ không dùng ngôn từ phức tạp, thuật ngữ chuyên ngành không cần thiết hay cách diễn đạt dài dòng. Thay vào đó, họ trình bày mục tiêu, kỳ vọng và phản hồi một cách trực tiếp, dễ hiểu.

Trong nghiên cứu Leadership = Communication? minh bạch là một trong những phong cách giao tiếp được đánh giá cao về hiệu suất lãnh đạo và sự hài lòng của cấp dưới. Điều này giúp nhân viên nắm bắt thông tin nhanh chóng, giảm thiểu hiểu lầm và tập trung vào công việc chính.

3.2. Lắng nghe chủ động 

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất nhưng thường bị đánh giá thấp. Lắng nghe chủ động không chỉ đơn thuần là nghe những gì người khác nói, mà còn là tập trung hoàn toàn vào họ, thấu hiểu quan điểm và cảm xúc của họ. Một người lãnh đạo lắng nghe chủ động sẽ đặt ra các câu hỏi mở, phản hồi một cách có suy nghĩ và cho thấy sự tôn trọng đối với ý kiến của nhân viên.

 Hành động này giúp xây dựng lòng tin, làm nhân viên cảm thấy được trân trọng và tạo ra một môi trường cởi mở, nơi mọi người sẵn sàng chia sẻ thông tin quan trọng.

3.3. Sự đồng cảm

Đồng cảm là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu cảm xúc và quan điểm của họ. Giao tiếp đồng cảm cho phép lãnh đạo kết nối ở một cấp độ sâu sắc hơn. Khi bạn thể hiện sự quan tâm chân thành đến những khó khăn, thành công và cảm xúc của nhân viên, bạn sẽ xây dựng được sự tin cậy và sự gắn kết. Sự đồng cảm giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định công bằng, phản hồi mang tính xây dựng và quản lý xung đột một cách khéo léo.

3.4. Tính chân thực và minh bạch 

Lãnh đạo chân thực là người trung thực về bản thân, về điểm mạnh, điểm yếu và cả những sai lầm. Họ không cố gắng tạo ra một hình ảnh hoàn hảo. Giao tiếp minh bạch có nghĩa là chia sẻ thông tin một cách cởi mở và kịp thời, từ những tin tức tốt đến những thách thức khó khăn. Sự chân thực và minh bạch này tạo ra một nền văn hóa tin cậy, nơi nhân viên cảm thấy họ được đối xử công bằng và có thể tin tưởng vào người lãnh đạo của mình.

3.5. Khả năng lôi cuốn và truyền cảm hứng

Cuối cùng, giao tiếp của lãnh đạo không chỉ là để thông báo mà còn là để truyền cảm hứng. Các nhà lãnh đạo vĩ đại biết cách sử dụng các câu chuyện để truyền tải tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của tổ chức. Bằng cách biến những dữ liệu khô khan thành một câu chuyện có ý nghĩa, họ có thể khơi dậy đam mê, tạo động lực và thúc đẩy đội ngũ hành động vì một mục đích chung. Kể chuyện là một công cụ mạnh mẽ để kết nối cảm xúc, giúp nhân viên hình dung về tương lai và cảm thấy mình là một phần của hành trình lớn.

Nghệ thuật giao tiếp chỉ thật sự phát huy sức mạnh khi lãnh đạo biết cách kết nối và truyền cảm hứng cho đội ngũ. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, lãnh đạo không chỉ cần tầm nhìn chiến lược mà còn phải biết “nói thế nào để đội ngũ đi theo mình”.

Khóa học “Xây dựng năng lực lãnh đạo đội nhóm & kiến tạo văn hóa doanh nghiệp” của trường Doanh Nhân HBR được thiết kế dành riêng cho chủ doanh nghiệp và quản lý cấp cao, giúp lãnh đạo phát triển năng lực lãnh đạo toàn diện và xây dựng văn hóa gắn kết – nền tảng cho sự phát triển bền vững:

• Thấu hiểu bản thân & phong cách lãnh đạo riêng biệt: Bạn sẽ khám phá điểm mạnh, điểm yếu, giá trị cốt lõi và phong cách lãnh đạo của chính mình, từ đó chọn cách dẫn dắt phù hợp nhất với đội ngũ và văn hóa doanh nghiệp.
• Trang bị tư duy lãnh đạo hiện đại & năng lực chiến lược dài hạn: Khóa học giúp bạn cập nhật tư duy lãnh đạo thế hệ mới – biết nhìn xa, hoạch định chiến lược và ra quyết định bền vững trong bối cảnh kinh doanh biến động.
• Xây dựng thói quen & hệ điều hành làm việc hiệu suất cao: Bạn sẽ rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, thiết lập mục tiêu, kiểm soát ưu tiên và tạo ra “hệ điều hành cá nhân” giúp bản thân và đội nhóm đạt hiệu quả vượt trội.
• Ứng dụng công cụ DISC/MBTI trong quản trị & giao tiếp đội nhóm: Hiểu rõ hành vi, tính cách và động lực của từng thành viên, từ đó tối ưu cách giao tiếp, phân công công việc và giải quyết xung đột trong đội nhóm.
• Tuyển – giữ – phát triển nhân sự theo khung năng lực: Bạn sẽ nắm vững phương pháp xây dựng khung năng lực để tuyển chọn đúng người, giữ chân nhân tài và phát triển đội ngũ đáp ứng mục tiêu dài hạn.
• Làm chủ kỹ năng Coaching & phản hồi hiệu quả: Biết cách đặt câu hỏi khai mở, dẫn dắt nhân viên tự tìm ra giải pháp, đồng thời đưa ra phản hồi mang tính xây dựng để họ phát triển nhanh hơn.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp như lợi thế cạnh tranh dài hạn: Văn hóa không chỉ là giá trị tinh thần, mà là công cụ để thu hút nhân sự, giữ chân khách hàng và tạo khác biệt bền vững trên thị trường.
• Tạo môi trường làm việc tích cực, đội ngũ tự nguyện cống hiến: Khóa học giúp bạn kiến tạo bầu không khí tin tưởng, hợp tác và truyền cảm hứng, nơi nhân viên chủ động làm việc vì mục tiêu chung chứ không chỉ vì lương thưởng.

Hãy đăng ký ngay để phát triển năng lực lãnh đạo toàn diện: Thấu hiểu bản thân, dẫn dắt đội nhóm hiệu quả và kiến tạo văn hóa doanh nghiệp bền vững

4. Cách rèn luyện nghệ thuật giao tiếp cho lãnh đạo 

Để trở thành một nhà lãnh đạo có sức ảnh hưởng, kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở việc nói chuyện hay truyền đạt thông tin, mà còn là nghệ thuật thấu hiểu, lắng nghe và truyền cảm hứng. Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả không phải là năng khiếu bẩm sinh, mà hoàn toàn có thể được rèn luyện và nâng cao qua từng hành động cụ thể. 

Dưới đây là những cách thực tiễn giúp lãnh đạo từng bước hoàn thiện nghệ thuật giao tiếp, từ đó xây dựng đội ngũ gắn kết và thúc đẩy hiệu suất làm việc.

1 - Giao tiếp thường xuyên và cởi mở

 Một trong những sai lầm lớn nhất của các nhà lãnh đạo là tạo ra khoảng cách với nhân viên. Hãy dành thời gian để giao tiếp thường xuyên và cởi mở với đội ngũ nhân viên: 

• Duy trì các cuộc họp trực tiếp 1-1: Dù chỉ 15-20 phút mỗi tuần, những cuộc trò chuyện riêng tư này giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc, những khó khăn và nguyện vọng của nhân viên.
• Xóa bỏ rào cản: Hãy cho nhân viên thấy rằng bạn luôn sẵn sàng lắng nghe. Thay vì chỉ gửi email, hãy trò chuyện trực tiếp, đi dạo quanh văn phòng hoặc thậm chí là cùng uống cà phê.
• Minh bạch thông tin: Chia sẻ những tin tức mới của công ty, dù tốt hay xấu. Sự minh bạch giúp xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ nhân viên.

2 - Trao đổi tích cực với nhân viên 

Nghệ thuật giao tiếp là một chiều, nó đòi hỏi sự tương tác hai chiều. Lãnh đạo không chỉ truyền đạt mà còn phải tiếp nhận phản hồi từ đội ngũ của mình. Lắng nghe các góp ý, phê bình từ nhân viên và thực hiện chúng để hoàn thiện bản thân, tạo môi trường làm việc tích cực. 

3 - Áp dụng nguyên tắc 7-38-55 trong giao tiếp

Khi nói về nghệ thuật giao tiếp, các nhà lãnh đạo thường tập trung vào ngôn từ, nhưng một trong những nghiên cứu nổi tiếng nhất đã chỉ ra rằng lời nói chỉ là một phần nhỏ. "Nguyên tắc 7-38-55 của Giáo sư Albert Mehrabian" – một khám phá đầy bất ngờ về cách người khác thực sự hiểu thông điệp khi giao tiếp: 

• 7%: Lời nói (Words): Chỉ 7% thông điệp được truyền đạt qua ngôn từ bạn sử dụng (nội dung thực tế). Điều này cho thấy rằng ngay cả một bài phát biểu được chuẩn bị kỹ lưỡng cũng sẽ thất bại nếu thiếu đi các yếu tố khác.
• 38%: Giọng điệu (Tone of Voice): 38% thông điệp được truyền đạt qua giọng điệu – cách bạn nói (tốc độ, độ cao, âm lượng, ngữ điệu). Giọng điệu thể hiện cảm xúc và thái độ của người lãnh đạo, quyết định liệu thông điệp được truyền tải một cách tự tin, đồng cảm hay lo lắng.
• 55%: Ngôn ngữ cơ thể (Body Language): 55% thông điệp còn lại được truyền đạt qua ngôn ngữ cơ thể (ánh mắt, cử chỉ, tư thế, biểu cảm khuôn mặt). Đây là yếu tố phi ngôn ngữ mạnh mẽ nhất, thể hiện sự chân thành, uy quyền và khả năng kết nối.

Nguyên tắc này nhắc nhở các nhà lãnh đạo rằng, đặc biệt trong các cuộc họp quan trọng, đàm phán hay giải quyết khủng hoảng, sự nhất quán giữa lời nói, giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể là chìa khóa tạo nên sự tin cậy và sức ảnh hưởng. Một nhà lãnh đạo nói lời mạnh mẽ nhưng có giọng điệu run rẩy hoặc ngôn ngữ cơ thể co rúm sẽ khiến nhân viên hoài nghi về thông điệp và năng lực của họ.

4 - Điều chỉnh phong cách giao tiếp

Không phải mọi nhân viên đều có cùng một cách tiếp nhận thông tin. Người thiên về logic cần lập luận chặt chẽ, trong khi người thiên về cảm xúc lại dễ bị thuyết phục bởi sự đồng cảm. Một nhà lãnh đạo giỏi biết quan sát, nhận diện tính cách từng cá nhân để điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp, đảm bảo thông điệp truyền đi vừa rõ ràng vừa hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp là quá trình rèn luyện lâu dài, không thể hoàn thiện trong một sớm một chiều. Lãnh đạo có thể tham gia các khóa học kỹ năng mềm, đọc sách chuyên sâu hoặc áp dụng các bài tập giao tiếp trong công việc hằng ngày. Mỗi trải nghiệm thực tế sẽ giúp lãnh đạo tích lũy thêm kinh nghiệm, từ đó nâng cao khả năng giao tiếp và quản trị đội ngũ.